Письмо о возврате товара. Шаблон.

Все снабженцы знают, что самый неприятный момент в работе снабжения  -  процедура возврата. Это трудоемкий процесс которого избежать не удастся, а потому нужно быть готовым к нему как и материально - подготовив базу для выполнения данной операции, так и морально, потому как без траты нервов данный процесс не проходит.

Вашему вниманию предлагаю шаблон письма разработанный мной. Именно это письмо я  отправляю поставщикам которые выполняют свои обязанности по возврату бракованной или просроченной продукции, но делают это в течении длительного времени.

Вот шаблон: 

-----------------------------------------------------

Руководителю предприятия

Добрый день!

Наше предприятие "Название Вашей Организации"  сотрудничает с Вашей компанией и закупает у Вас продукцию с целью дальнейшей продажи в рознице (или для собственного производства или потребления). При заключении договора мы, оговаривая все аспекты условий работы, заостряли внимание на замене продукции, которая приходила в бракованном состоянии либо оказывалась просроченной в процессе продаж, но на сегодняшний день данное условие выполняется в ненадлежащем качестве.

После уведомления о браке или просрочке товара проходит не малый срок в решении вопросов о возврате или замене товара, что создает ряд неудобств  в бесперебойной работе нашего магазина в целом (или работы предприятия). 

К данному письму дополнительно прикреплен файл с актом (не забудьте прикрепить файл с содержанием указанного товара) на обмен или возврат товара, а потому большая просьба принять соответствующие меры по замене или возврата продукции в предстоящих планируемых отгрузках товара либо в иных запланированных мероприятиях.

В случае необоснованных причин о невозможности возврата выше указанной продукции мы вынуждены будем пересмотреть заключенные договора вплоть до расторжения.

Спасибо за понимание!

С уважением,...Вы...
------------------------------------------------------
Надеюсь данный шаблон письма Вам поможет сэкономить время на его написание и поможет Вам в решение подобной  сложившейся ситуации.
Письмо можно скачать по этой ссылке:
http://depositfiles.com/files/5o7l4spkx

Переговоры с поставщиками. Фрагмент.

Как ведутся переговоры с Поставщиками знает каждый Снабженец, и каждый Поставщик знает как ведет переговоры Снабженец. У каждого свой характер ведения дискуссии, у каждого своя цель и задача. Сегодня хотел бы приоткрыть занавес одного такого переговора.
Предыстория: Снабженец заказал у Поставщика товар для дальнейшей розничной торговли. Работают совместно около года и каждый в своей работе зарекомендовал себя как ответственное и исполнительное юридическое лицо. Условия оплаты для отгрузки была 100% предоплата, но Снабженец договорился с Поставщиком об фактической оплате в день получения товара. Снабженец просрочил уже день...в итоге состоялся следующий разговор:

Поставщик:
Привет, я если честно расстроен, я вам отгрузку сделал а денег от вас до сих пор нет на нашем счету, вы же говорили что не подведёте меня
-------------------------------------->-
Снабженец:
Добрый день. Согласен осечка с нашей стороны есть, только, что сам узнал, так как руководство давало гарантию на оплату счета. НО расстраиваться не стоит, такие заминка бывают редко, но мы быстро исправляемся.
--------------------------------------<-
Поставщик:
сегодня исправите
-------------------------------------->-
Снабженец:
Скорее всего, что да!
--------------------------------------<-
Поставщик:
а если точно
-------------------------------------->-
Снабженец:
Точно скажу после 13.00
--------------------------------------<-
Поставщик:
вы говорили что точно отправляй, что всё будет нормально, почему я должен ждать?...В следующий раз я подумаю два раза прежде чем отгружать в предоплату вам под гарантию слова
-------------------------------------->
Снабженец:
Я Вас понимаю, но и для Вас старюсь, что бы Ваш товар продавался а не задерживался неделю. Ведь такая ситуация лучше когда работа идет , а не стоит колом как для нас так и для Вас!......Задолженности перед отгрузкой не было, а потому не вижу причин для паники!
--------------------------------------<
Поставщик:
для меня лучше иметь либо товар хоть не оплаченый либо деньги за отгруженный товар, если мы работаем в предоплату то лучше выполнять эти правила, причём тут задержка товара, и задолженности перед отгрузкой.сегодня второй день уже пошёл с того момента как вы должны были оплатить
-------------------------------------->- 
Снабженец:
Ок, на будущее буду знать. Просто я работал в рамках тех условий и в том режиме который был задан Вашим коллегой до Вас. Если меняется ситуация я буду под Вас подстраиваться, так как я понял, что Вы против той ситемной работы которая велась до Вас.
--------------------------------------<-
Поставщик:
я категорически против такой системы, я привык работать в чётких рамках, если я сказал что сделаю, то я обычно стараюсь сделать и требую это от остальных.......для меня больше важен результат чем само действие......спасибо за понимание, надеюсь что деньги за товар сегодня будут у нас на счету
-------------------------------------->-
Снабженец:
А я за систему бесперебойной работы которая включает в себя ряд действий направленный на достижении этой цели и если правила не выходят за рамки согласованных процессов и договоренностей, но имеют место мелких непредвиденных неточностей которые исправляются в кратчайшие сроки, то считаю свою работу качественной.
--------------------------------------<- 
Поставщик:
ок, тогда я жду исправления этой неточности ;)
-------------------------------------->-
Снабженец:
ок.....Деньги Вам сегодня будут!
--------------------------------------<-
Поставщик:
ок, спасибо
--------------------------------------<-

Прошло 4 -5 часов этого же дня. (1-ый день отсрочки) 

Поставщик:
деньги пришли, вижу, спасибо
-------------------------------------->-
Снабженец:
ок

Бывают и такие ситуации. В итоге все остались довольные, но уверен, что не без лишних эмоций..
Хотелось бы почитать комментарии по этому поводу. Тем более, что сейчас оставлять их не составит труда так как это сделать может любой желающий без регистрации.